От учета на бумаге до облачного 1с - длинный путь, который мог бы быть короче

«Только пройдя весь путь можно судить о нем» — Симпсоны

Бывают такие ситуации, когда анализируя прошлые действие ты приходишь к мысли что проблем можно было избежать, а процессы организовать куда лучше. Примером может служить бухгалтерия, где перед тем как прийти к правильному решению, люди допускают массу ошибок. Какие-то непонятные бумаги, программы, специалисты — все это долгий путь, который мог бы быть короче. Так давайте же посмотрим куда ведет эта дорога, и можно ли сделать все правильно с самого начала?

Как все начинается ?
Малый бизнес очень спонтанный и динамичный. Обычно это несколько человек которые делают новый продукт. В такой форме думать о фундаментально правильной организации просто нет времени, и компания мечется от одного временного решения к другому. Дневники, таблицы в Excel, стороннее программное обеспечение — все это стадии, которые рано или поздно проходит маленький бизнес перед тем как перейти к правильному решению. Только после того, как уже набито несколько “шишек” и опыт кричит о том, что все нужно делать по другому, предприятия переходит на специализированное ПО, по типу 1С. Казалось бы, учет ведется, работают профессионалы и все отлично, но потом проявляются недоработки в плане коммуникации между вами, 1С, и специалистами которые с ней работают.
И только потом вы переносите 1С на сервер.. Доступы есть у всех кому это нужно, база доступна 24/7 — путь пройден, выводы сделаны, но время потрачено.

Давайте рассмотрим почему стоит сразу выбирать сервер, и какие проблемы возникают в промежуточных вариантах?

Дневники, таблицы Excel:
Проблем в таком случае у вас появится просто туча. Структура документов в вашем представлении и представлении всех остальных — разная. Всегда будут возникать проблемы с ручным заполнением чего либо, а при росте количества операций — вы все время будете проводить копаясь в своих таблицах. Ни о какой автоматизации и понятной работе речи даже не идет. Благо обычно люди достаточно быстро понимают что этот вариант с ними не навсегда, и что нужно искать что-то новое.

Стороннее ПО:
Уже лучше, но ситуацию это не меняет. БОльшая часть предприятий работают с другим ПО, что уже накладывает на вас ограничения. Бухгалтера, так вообще будут ставить условия перехода на 1С, который пользуется популярностью и снискал славу единственного ПО, для учета, на просторах СНГ. Также проблемы с доступами и коммуникацией между разными специалистами, которые работают с базой и проявляются уже на этом уровне (больше об этом на следующей стадии).

1С на компьютере:
На первый взгляд хорошо организованный учет. Все ведется в ПО, которое понятное всем, процессы можно автоматизировать, да и специалистов, которые работают и обслуживают 1С — хватает. Но это только визуальное облегчение, ведь такой учет имеет ряд скрытых недостатков, таких как:

Безопасность — хранить все документы и базы данных на одном рабочем компьютере это большая ошибка, которая может привести к утрате важной информации. Что-то случилось с накопителем, человеческий фактор, кража, потеря, катастрофа — все это выводит вас из работоспособности. Все это риски.

Коммуникация — при работе с одним компьютером вы будете постоянно испытывать дискомфорт. Кому-то нужно доступы к базе, кто-то уехал, а вам нужна его помощь в работе с документами, на офисе пропал свет и тд. Все это ситуации, которые будут возникать постоянно, уж поверьте.

Доступность отчетов — при работе с локальной версией вы не сможете получить доступ к ПО тогда, когда вам нужно. Вы привязаны к компьютеру, что очень скоро перерастает в проблему.

Где финальная точка ?
Все минусы и проблемы которые встречает предприятие на своем пути, в конечном результате приводят к одному выводу. Работа с удаленным сервером. Сервер — это машина, которая предоставляет виртуальную платформу для размещения различного рода ПО (в том числе 1С). Сервер устроен так, чтобы гарантировать доступ к данным и их безопасность. Более того, с сервером могут работать и получать доступ одновременно несколько человек, а тех поддержка всегда проконсультирует и поможет решить проблемы. Одним словом вот она — финальная точка. Работа воистину автоматизирована и появляются возможности для роста.

Суммируем вышесказанное
Путь этот не легкий, и обычно от самого начала (понимания что бизнесу нужен учет) и до момента, когда процессы автоматизированы, проходит много времени. Все это опыт, который, по-хорошему, нужно получить. Но турбулентное пространство заставляет нас делать все быстрее и быстрее. Для этого собственно и был написан этот материал. Используйте полученные знания для роста и не стесняйтесь задавать вопросы, если такие возникли. Мы в GMhost всегда рады помочь.