Від звіту на бумазі до хмарного 1С – довгий шлях, який міг би бути коротшим

«Тільки пройшовши весь шлях можна судити про нього» – Сімпсони

Бувають такі ситуації, коли аналізуючи минулі дії ти приходиш до думки що проблем можна було уникнути, а процеси організувати куди краще. Прикладом може служити бухгалтерія, де перед тим як прийти до правильного рішення, люди допускають масу помилок. Якісь незрозумілі папери, програми, фахівці – все це довгий шлях, який міг би бути коротше. Так давайте ж подивимося куди веде ця дорога, і чи можна зробити все правильно з самого початку?

Як усе це починається?

Малий бізнес дуже спонтанний і динамічний. Зазвичай це кілька людей які роблять новий продукт. У такій формі думати про фундаментально правильну організацію просто немає часу, і компанія кидається від одного тимчасового рішення до іншого. Щоденники, таблиці в Excel, стороннє програмне забезпечення – все це стадії, які рано чи пізно проходить малий бізнес перед тим як прийти до правильного рішення. Тільки після того, як уже набито кілька «шишок» і досвід кричить про те, що все потрібно робити по іншому, підприємства переходить на спеціалізоване ПЗ, по типу 1С. Здавалося б, облік ведеться, працюють професіонали та все відмінно, але потім вилазять недоробки в плані комунікації між вами, 1С, і фахівцями які з нею працюють.

І тільки потім ви переносите 1С на сервер. Доступи є у всіх кому це потрібно, база даних доступна 24/7 – шлях пройдений, висновки зроблені, але час вже не повернеш.

Розгляньмо чому варто відразу вибирати сервер, і які проблеми виникають у проміжних варіантах?

Щоденники, таблиці Excel:
Проблем в такому випадку у вас з’явиться просто тьма. Структура документів у вашому уявленні та уявленні всіх інших – різна. Завжди будуть виникати проблеми з ручним заповненням будь-чого, а при зростанні кількості операцій – ви весь час будете проводити копирсаючись у своїх таблицях. Ні про яку автоматизацію і зрозумілу роботу мови навіть не буде йти. Благо, зазвичай люди досить швидко розуміють, що цей варіант з ними не назавжди, і що потрібно шукати щось нове.

Стороннє ПЗ:
Вже краще, але ситуацію це не змінює. Більша частина підприємств працюють з іншим ПЗ, що вже накладає на вас обмеження. Бухгалтера, так взагалі будуть ставити умови переходу на 1С, який користується популярністю і здобув славу єдиного ПЗ, для обліку, на просторах СНД. Також проблеми з доступами й комунікацією між різними фахівцями, які працюють з базою і з’являються вже на цьому рівні (більше про це на наступній стадії).

1С на комп’ютері:
На перший погляд, добре організований облік. Все ведеться в ПЗ, яке зрозуміле всім, процеси можна автоматизувати, та й фахівців, які працюють і обслуговують 1С – вистачає. Але це тільки візуальне полегшення, адже такий облік має ряд прихованих недоліків, таких як:

Безпека – зберігати всі документи й бази даних на одному робочому комп’ютері це велика помилка, яка може призвести до втрати важливої ​​інформації. Щось сталося з накопичувачем, людський фактор, крадіжка, втрата, катастрофа – все це виводить вас з працездатності. Все це ризики.

Комунікація – при роботі з одним комп’ютером ви будете постійно відчувати дискомфорт. Комусь потрібно доступи до бази, хтось поїхав, а вам потрібна його допомога в роботі з документами, на офісі пропало світло і т.д.. Все це ситуації, які будуть виникати постійно, повірте на слово.

Доступність звітів – при роботі з локальною версією ви не зможете отримати доступ до ПЗ тоді, коли вам потрібно. Ви прив’язані до комп’ютера, що дуже скоро переростає в проблему.

Де фінальна точка?

Всі мінуси та проблеми які зустрічає підприємство на своєму шляху, в кінцевому результаті призводять до одного висновку. Робота з виділеним сервером. Сервер – це машина, яка надає віртуальну платформу для розміщення різного роду ПЗ (в тому числі 1С). Сервер влаштований так, щоб гарантувати доступ до даних і їх безпеку. Більш того, з сервером можуть працювати й отримувати доступ одночасно кілька людей, а техпідтримка завжди проконсультує і допоможе розв’язувати проблеми. Одним словом ось вона – фінальна крапка. Робота воістину автоматизована і з’являються можливості для росту.

Підсумовуємо вищесказане
Шлях цей нелегкий, і зазвичай від самого початку (розуміння що бізнесу потрібен облік) і до моменту, коли процеси автоматизовані, проходить багато часу. Все це досвід, який, по-доброму, потрібно отримати. Але турбулентний простір змушує нас робити все швидше і швидше. Для цього власне і був написаний цей матеріал. Використовуйте отримані знання для розвитку і не соромтеся ставити питання, якщо такі виникли. Ми в GMhost завжди раді допомогти.